Подвал, бункер, удобный склад, , приспособленные для архива или большого склада. Он может содержать более 200 000 картонных коробок с документами, подсчитанными в километрах, и каждый может быть найден и извлечен за несколько минут — это разные модели для хранения корпоративной документации. Каждая компания должна сделать это в настоящее время в бумажной версии на время, вытекающее из назначенной архивной (тип A) или неархивированной (тип B) категории. Некоторые из этих документов могут быть уничтожены только после 50 лет хранения.
Хранилище касается не только самого хранилища, но и архивирования, и в результате упорядочения ресурсов, так что даже через несколько лет вы сможете легко найти нужный документ. Бывший сотрудник может подать заявку на него или ему может потребоваться данная компания, чтобы начать стратегические переговоры с клиентом. До сегодняшнего дня часто бывает так, что будущие или нынешние пенсионеры хотят документировать сумму своего заработка в ZUS (учреждении социального страхования), чтобы Компания могла рассчитать свою пенсию на более благоприятную.
В вопросах бизнеса компании необходим быстрый доступ к информации, чтобы быть конкурентоспособным на рынке. Несомненный архив документов, хранящихся в специализированном подразделении, позволяет достичь поставленных целей.
Бухгалтерская документация, например, бухгалтерские документы, налоговые книги, финансовые отчеты, инвентарные документы, регистры, записи и т. Д., Компании должны хранить в течение пяти лет с конца отчетного года. Например, счета за текущий год могут быть уничтожены только в начале 2023 года.
Даже 50 лет
Ситуация с персоналом и платежной документацией сложнее. Часть документации работника, например, заявления на отпуск, должна храниться у работодателя в течение 5 лет. В течение 10 лет документы, связанные с несчастным случаем на работе, и в течение 25 лет, если это привело к серьезным травмам, например, инвалидности или смерти.
Bogusław Salwach — Impel Business Solutions Самый большой срок хранения — 50 лет — относится к документации, касающейся периоды трудоустройства и оплаты труда, на основании которых ZUS рассчитывает размер пенсионных пособий. Мы должны хранить личные файлы как можно дольше. Мы архивируем в соответствии с общими принципами применимых правовых стандартов и индивидуальными требованиями клиентов. Если вы используете наши бухгалтерские и / или кадровые службы, наша ячейка перешлет документы, заказанные после архивации, для архивации. Однако часто у клиентов также есть свои отделы бухгалтерского учета и управления персоналом, и они дают нам документы для архивирования, — говорит Богуслав Сальвах, директор CUP по управлению документами.
Счет на кончиках ваших пальцев